Дни 1–2: проверьте выполнимость
Зафиксируйте дату, число гостей, бюджет и обязательные элементы. Начните с доступности площадки и её правил: без подходящего места не стоит заказывать сцену, питание и сложное оформление.
Если дата жёсткая, подготовьте несколько допустимых форматов. Например, береговой день с водными сессиями может быть проще согласовать, чем одновременный выход большой группы на одном конкретном судне.
Дни 3–5: согласуйте основу и документы
Подтвердите место, программу, питание и ответственных. Сверьте состав сметы, часы аренды, монтаж, оплату и порядок изменений. Технические вопросы передайте исполнителям до окончательного выбора оборудования.
Не оставляйте на последний день трансфер и требования к меню. Именно эти элементы сложно быстро изменить после подтверждения числа гостей.
Дни 6–10: уточните состав команды
Соберите подтверждения участия, желания по водным активностям и необходимые условия питания. Передайте участникам короткую памятку с адресом, временем и требованиями выбранного формата.
Закажите только то брендирование, для которого подтверждены сроки производства. Готовая мебель и простые носители могут быть разумнее сложных конструкций, изготовленных в спешке.
Дни 11–14: сведите один рабочий план
Проведите короткую сверку с ответственными за площадку, питание, технику, программу и транспорт. В одном документе должны быть время доступа, контакты, монтаж, гостевые блоки и демонтаж.
Проверьте актуальные условия погоды и согласованный порядок решения о водной части. Не добавляйте в последний момент новый аттракцион без проверки места и сопровождения.
- Кто открывает площадку и встречает доставку.
- Кто принимает готовность оборудования.
- Кто сообщает об изменении тайминга.
- Кто координирует возвращение водных групп.
- Кто проверяет отъезд гостей и завершение работы.