Нарисуйте план с реальными расстояниями
На плане отметьте вход, подъезд, разгрузку, общую посадку, кухню, воду, туалеты и технические зоны. Декоративный эскиз не заменяет размеры: подрядчику нужно знать длину прохода, ширину ворот и расстояние до точки питания.
Попросите фотографии территории с нескольких направлений, включая маршрут доставки. Короткое видео прохода от машины к месту установки часто выявляет ступени и узкие участки, которые не видны на красивых фотографиях.
Передайте расчёт питания ответственному специалисту
Соберите список приборов и требования каждого подрядчика: кухня, звук, свет, регистрация и холодильники. Специалист проверит одновременную нагрузку, подключения и распределение; бытовая розетка рядом со сценой ещё не подтверждает достаточное питание.
Отдельно обсудите резерв. Генератор нужен не всегда, но если он запланирован, должны быть определены место установки, топливо, обслуживание и порядок переключения.
Зафиксируйте доступ до и после праздника
Укажите, когда можно приехать, сколько автомобилей одновременно разгружается и кто открывает ворота. Проверьте, разрешён ли монтаж до начала аренды и вывоз после завершения гостевой программы.
Тяжёлая мебель, туалет на прицепе и сцена требуют отдельной проверки подъезда. Уточните ограничения по покрытию и возможность работы после дождя.
- Адрес, контакт встречающего и время допуска.
- Габариты въезда и место разворота.
- Маршрут переноса и наличие ступеней.
- Условия возврата территории после демонтажа.
Проверьте погодный план по зонам
Для гостей, кухни и аппаратуры нужны свои решения. Шатёр не даёт универсальной защиты при любых условиях: характеристики конструкции и допустимый режим определяет исполнитель.
Укажите, кто принимает решение об изменении программы и как оно передаётся ведущему, кейтерингу и транспорту. Если этого нет в брифе, даже хороший запасной сценарий сложно выполнить.