Проверьте укрытие до бронирования
Если корпоратив проходит в Подмосковье на открытом воздухе, запасной сценарий нужен уже при выборе площадки. Слова «есть навес» недостаточно: под ним должны одновременно разместиться все гости, столы, ведущий и необходимое оборудование. Попросите план расстановки или фотографии именно того варианта, который вам предлагают.
Уточните, защищает ли укрытие от бокового дождя, где находится туалет и можно ли пройти к нему по твёрдому покрытию. Для вечерней программы проверьте освещение дорожек. Важен и путь от места высадки: сухой зал мало помогает, если до него приходится долго идти по открытой территории.
Составьте две версии одного дня
Сохраните общие опорные точки: встречу, командное фото, обед и отъезд. Меняйте только зависимый от погоды блок. Например, прогулку на SUP можно заменить квизом, настольными играми или мастер-классом. Подготовьте материалы и место для замены заранее, чтобы ведущий не собирал новую программу, когда гости уже приехали.
Не стоит уплотнять весь день после дождя. Если погодное окно оказалось коротким, лучше оставить одну согласованную активность и спокойный ужин. Количество развлечений само по себе не делает корпоратив удачным.
- Основной сценарий: береговая встреча, водная часть, ужин.
- Запасной сценарий: встреча под крышей, командная игра, ужин.
- Единое время отъезда и понятное место сбора при любом варианте.
Решение о выходе на воду принимает ответственный за программу
У прогулки на катере и занятия на SUP разные ограничения. Даже если дождь закончился, условия могут не подходить для выбранной активности. Попросите организатора заранее объяснить, кто принимает решение о выходе, когда он связывается с заказчиком и какие варианты предлагает при отмене водного блока.
Не обещайте коллегам, что мероприятие на воде состоится при любой погоде. В приглашении достаточно описать основную идею и написать, что конкретные активности зависят от условий в день события. Это сохраняет доверие, если программу придётся изменить.
Уточните стоимость замены и условия переноса
В смете отдельно обозначьте резервную площадку, оборудование для альтернативной программы и возможную доплату за перенос. Если запасной зал предоставляется только при наличии свободных мест, это ещё не подтверждённый резерв. Попросите конкретное условие и дату, до которой нужно принять решение.
Правила отмены у площадки, кейтеринга и судовладельца могут различаться. До оплаты соберите их в одном письме или предложении и согласуйте с ответственным менеджером. Не переносите условия одной услуги на весь корпоратив.
Что написать гостям накануне
Отправьте одну короткую памятку: точку прибытия, время, контакт координатора, подходящую одежду и подтверждённую программу. Если изменилось место встречи, выделите это отдельной строкой. В день события используйте тот же канал связи, чтобы коллегам не пришлось искать последнее сообщение в нескольких чатах.
В заявке «Аэлите» укажите, нужен ли гарантированный крытый вариант для всей команды. Так мы сможем обсуждать подходящие площадки и запасной сценарий одновременно.